• Albena Georigieva

30 експертни съветa за планиране на сватба

Актуализирано: 11 Апр 2020

Когато планирате вашата сватба, има неща, които е хубаво да се знаят и такива, които трябва да се знаят - съвет толкова съществен, че всяка булка, която има късмет да го чуе, си мисли: „Толкова се радвам, че ми казахте!” Ако се чудите дали има нещо, което сте пропуснали (или даже, ако нещо е извън вашият контрол), разгледайте нашите необходими тайни за планиране на сватба по-долу.

1. Гостите идват първи

Обхванете приблизителния брой на гостите, които ще поканите, преди да изберете мястото на провеждане на сватбата. По този начин ще бъдете сигурни, че има предостатъчно място за всички. Придържайте се към основното правило - 2-3 кв.м. пространство за всеки един гост. Това може да ви изглежда много, но в действителност не е, ако смятате пространството, което ще ви бъде необходимо за масите, движението на сервитьорите, музикалната група и дансинга.


2. Проучете датата за сватбата

Като знаете предварително датата на вашата сватба, проучете дали се провеждат други събития в същия ден, като например търговска конференция, благотворително събитие или друго местно събитие, които ще повлияят на трафика и свободните хотелски стаи.


3. Съобразете се с Майката-природа

Вземете под внимание прогнозата за времето и други потенциални дразнители. Гостите трябва предварително да знаят какво ще бъде времето, за да избегнат горещината през лятото и неподходящо отоплените зимни помещения за рецепцията. Бръмбари (мухи и комари) летят на рояци през някои сезони. Включете репелент против насекоми в подаръчните торбички на гостите, за да решите този проблем. Ако желаете церемония по време на залеза на слънцето, уверете се кога да размените сватбените обети като проверите точния час на залеза или питайте нас, ние със сигурност ще знаем. Винаги разполагайте с план Б при неочаквани промени в атмосферните условия.


4. Проверете вашия кредит

Спечелете предимство пред високите цени на сватбите и подпишете договор за кредитна карта с компенсаторна програма. Тя може да ви даде отстъпка за самолетни билети или страхотни предложения за пазаруване. Включването на всички сватбени разходи към тази карта ще ви помогне да натрупате много точки за награда (може да бъде използвана за медения месец).


5. Платете предварително

Нека едно обслужващо лице да ви води към останалите. Мениджърът по рецепцията трябва да знае коя музикална група непрекъснато поддържа дансинга пълен. Кой DJ е най-често в тяхното заведение.


6. Съкратете вашия списък

Знаете ли кой е най-лесният начин да се вместите в определения сватбен бюджет? Да съкратите списъка на гостите. Запомнете, половината от вашите сватбени разходи отиват за храна и напитки. Ако цената е 100-150лв. на човек, като елиминирате една маса от десет човека, ще спестите 1000-1500лв.


7. Помолете и ще получите - Питайте и ще ви се даде

Помолете за допълнителен час за коктейли или групата да ви изсвири нещо на Франк Синатра, преди да се подпишете на регламентирания документ. Повечето търговци ще предпочетат да запазят резервацията, отколкото да се придържат стриктно към всяка стотинка (което може да ви откаже от тях). По-късно, те може да бъдат по-малко склонни да ви обслужват половинчато.


8. Направете план за менюто

Задавали ли сте си въпроса какъв друг непредвиден разход може да възникне? Веднага получавате отговор: да нахраните гостите. Преди да подпишете договорите, уверете се, че ще сервират същите ястия, които сте поръчали. В противен случай може да ви се наложи да платите 20 скъпоструващи порции допълнително. Изберете меню, което не е толкова скъпо, но равностойно по вкусови качества. Също така е ваше право да кажете на сервитьорите да не приемат поръчки без вашето изрично съгласие. Ще трябва да уведомите вашия доставчик няколко дни по-рано колко хора от персонала ще бъдат обслужени (не забравяйте асистентите на фотографа и всички хора от музикалната група.)


9. Останете организационно фокусирани

Съберете и свържете в папка цялата ви кореспонденция с търговците, направените бележки по време на срещите и снимките или изрезките, които искате те да разгледат. Публикувайте специален и-мейл, посветен на сватбата и въведете телефоните на важните лица за организираното планиране на сватбата, за да съхраните всичко на едно място.


10. Насочете се към вашия бар

Обикновено се нуждаете от един барман за 50 гости като минимум. Но ако сте избрали специален коктейл, който не може да бъде направен предварително (или в голямо количество), включете в тази дейност още един барман.


11. Оставете си пространство в портфейл

Вашият сватбен бюджет трябва да следва следната формула: 48 до 50% от общия бюджет - за приема; 8 до 10%- за цветя; 8 до 10%- за официално облекло; 8 до 10% - за забавление/музика; 10 до 12% - за снимки/видео; 2 до 3% - за покани; 2 до 3% - за подаръци и 8% за разни неща като например сватбен координатор. Важно е да отделите допълнително 5 до 10% за извънредни разходи като например отпечатване на още покани поради грешки, допълнителни шивашки услуги, чадъри за дъждовен ден и панделки за сватбената програма.


12. Не се притеснявайте да задавате въпроси

Персоналът за сватбата трябва да бъде вашият най-доверен експерт по време на процеса на сватбеното планиране. Когато работите с тези хора, трябва да се чувствате свободни да обсъждате какво точно искате - например сервиране на ордьоври вместо първо блюдо или портретна фотосесия на булката вместо снимки на годежа. Основното правило е да водите свободен и откровен разговор за вашите желания. Тяхната работа е да ви кажат какво може и какво не в рамките на сватбения ви бюджет.


13.Изчакайте за датата

Понякога планирането в последната минута може да работи във ваша полза. Колкото повече наближава вашата дата, толкова повече има възможност да ви направят отстъпка. Тъй като повечето двойки резервират място за сватбата шест месеца по-рано, обаждането за свободни места два месеца преди желаната дата може да ви спести до 25%. Освен това сватбите в петък или неделя струват около 30% по-малко от сватбите в събота.


14. Организирайте изпращането на поканите по пощата

Вие разбира се, искате перфектните марки за вашите покани. Но не всички марки са на разположение във всяка поща, особено в големи количества. Уточнете колко тежи поканата и допълнителната хартия преди да ги изпратите, за да приложите точната сума за пощенската услуга. Поинтересувайте се за допълнителната такса за пощенските пликове с по-особена форма.


15.Подгответе се за отказ

Трябва да знаете като правило, че около 10 до 20% от поканените хора няма да дойдат на сватбата. Естествено, това зависи от мястото на сватбата (сватби на дестинация са по-трудни за присъствие), броят на гостите, които не са от същия град и времето на събитието (някои гости може да имат предварително планирана ваканция за отпуската).


16. Определете как ще процедирате с децата

Имате четири възможности: да посрещнете децата с отворени обятия, да решите сватбата да бъде само с възрастни, може да включите само най-близките семейства, или да наемете служител, който да се грижи за децата през целия ден на мястото на рецепцията, в хотелска стая или в дома на член от семейството. За да предотвратите неприятни чувства, избягвайте да позволите на някои семейства да доведат децата си, а други да изключите.


17. Отнесете се с приоритет към вашите гости

Съкратете списъка на гостите чрез реда на приоритета. Включете незабавно семейството, хората от сватбената церемония и най-добрите приятели на челни позиции в списъка; следват лели, вуйчовци, братовчеди и близки приятели, без които не си представяте тържеството. Най-отдолу в списъка избройте приятели на родителите, съседи, колеги и т.н. Ако е необходимо да направите съкращения, започнете отдолу-нагоре, докато достигнете идеалния брой гости.


18. Правете по една стъпка в едно и също време

Съединете разписанието на сватбеното планиране и вършете нещата едно по едно, в логически ред, така че да не правите много дейности набързо, които ще се стоварят като снежна лавина върху вас. Не наемайте персонала преди да сте потвърдили датата, не поръчвайте тортата преди цветята, не наемайте музикална група преди да изберете мястото.


19. Неомъжените / неженените се канят без партньор

Ако вашият списък на гостите е препълнен, оценете сценария плюс един. Направете мислена схема и си представете къде ще седи вашата неомъжена приятелка. Ако масата е от неомъжени / неженени, които тя познава добре, тогава всичко е наред. Ако на масата ще седят двойки (ще се почувства излишна) или непознати за нея неомъжени, придържайте се към правилата. Ако приятелката ви попита защо не позволявате неомъжените да поканят приятел, основателни причини във вашия отговор са размерът и ограниченията на бюджета или безкрайният списък от гости на родителите ви.


20. Освободете стаите

Веднага след като изберете датата, започнете да търсите подходящи хотели според цените. Много хотели предлагат резервации на стаи за гости като специален сватбен пакет с отстъпка от цената. Тогава може да освободите незаетите стаи един месец преди сватбата. Ако хотелите, с които контактувате, настояват според договорите за наказателно плащане при отказ, кажете категорично „не”, тъй като не желаете да отговаряте за незаетите стаи.


21. Дайте точни указания на гостите за посоките при шофиране до мястото на сватбата

Уверете се, че всички гости знаят къде точно трябва да пристигнат. Тъй като картите онлайн са най-лесни за ползване, но в тях понякога има объркване и неточности, посочете по-бърз и по-ненатоварен маршрут. Помолете за дигитални копия на препоръчаните посоки за шофиране и даже ги изпробвайте самите вие. Включете най - добрите указания на вашия сватбен уебсайт или изпратете и-мейл на гостите.


22. Запазете кореспонденцията си по организирането на сватбата на хартиен носител

Получавайте всички нестандартни промени за вашите договорки чрез писане и изпращане на потвърждаващ и-мейл със следното съдържание: „Здравейте, потвърдете, че мястото ще бъде отворено до два часа след полунощ.” Не смятайте, че всичко ще бъде наред - понякога, когато актуалният ден настъпи, вашият контакт може да се прекъсне за определено време, а вие трябва да отговорите в този момент.


23. Направете списък на организацията на сватбата

Трябва да бъдете сигурни, че имате предостатъчно време за организиране на сватбата. Ако наемате място и разчитате на външни помощници, попитайте хората кога ще могат да дойдат за подреждането. Разберете дали ще може да разчитате на тях в предишния ден и през целия сватбен ден преди началото на церемонията.


24. Информирайте се за необходимите брачни документи

Може да проверите какви документи се изискват онлайн, но се обадете на съответния служител, за да се информирате за работното време. Даже да е отворено от 9:00 до 17:00 часа, може да има прием на брачни документи в по-ограничен срок (например, в четвъртък, от 14:00 до 15:00ч.). Дайте копие от вашият брачен документ на майка си или на кумата (в случай, че загубите оригинала през последните дни преди самата сватба).


25. Изучете подробно основните правила

Подгответе се - попитайте организатора в обредния дом или на мястото, където ще се омъжите за ограничения (ако има такива). Например, забранени ли са снимките със светкавица или фотографиите с голи рамене? Или, позволено ли е да поставите тента, когато си разменяте сватбените обети навън? (което често не се разрешава)


26. Класифицирайте вашите пари в брой

Всички сватбени бюджети трябва да бъдат балансирани. Започнете планирането на вашия сватбен бюджет със списък на основните детайли като музиката, сватбената рокля, поканите, цветята и фотографа. Номерирайте ги по важност - първо, най-важните, а накрая - три по-маловажни. Инвестирайте парите си в най-важното (номер едно в списъка!) и съкратете разходите за по-маловажните неща. Например, ако дизайнерската сватбена рокля и менюто имат най-голямо значение за вас, изберете по-обикновени покани и по-малки цветни аранжировки.


27.Помогнете на гостите да виждат и чуват всичко от церемонията

Уверете се, че вашите гости ще могат да виждат и чуват всичко от своите места.Ако хората седят назад, по-далече от 15 реда от сватбения олтар, наемете микрофон, като ще трябва да координирате доставката и инсталирането му на мястото на церемонията. Поставете тази задача на вашия сватбен агент или на кума.


28. Напишете важните телефони за връзка

Поддържайте постоянен списък на контактите с хората, отговорни за вашия сватбен ден - това ще ви бъде полезно в случай, че шофьорът на лимузината се е изгубил или ако решите фотографът да направи няколко снимки отзад.


29. Повикайте „модна полиция”

Не пазарувайте сватбена рокля сама - всички рокли ще ви изглеждат по един и същи начин след известно време и ще ви бъде трудно да изберете стила, който желаете. Внимавайте, на кого се доверявате. Ако майка ви или сестра ви не могат да си позволят пътуването, вземете със себе си приятелка, която ще ви каже честно мнението си. Точно сега е моментът да изберете сватбената рокля, в която изглеждате най-добре.


30. Бъдете реални за оставащото ви време

Когато настъпи последният месец от вашето планиране (когато сте особено забързани), разгледайте дългия си списък от задачи и съкратете три неща. Да, съкратете три неща! Не става дума за толкова важни дейности като избирането на подходяща песен или потвърждаването на последните детайли с всички хора от вашия обслужващ персонал. Елиминирайте само претоварващите ви задачи като например да нарисувате собственоръчно надписа „младоженци” или да направите бисквитки като подарък за „Добре дошли!” Зачеркнете ги и не мислете повече за тях.


Разгледайте нашите сватбени пакети, които включват сватбен фотограф и сватбено видеозаснемане.

338 преглеждания